O papel do departamento financeiro deve ir muito além da execução eficiente de rotinas administrativas e financeiras. Para se tornar estratégico nas organizações, precisa estar atento às oportunidades que estão ao seu alcance para ajudar sua empresa a aumentar as receitas ou a reduzir custos.

Neste artigo trouxemos as 4 formas mais eficientes para que o financeiro possa ter um papel mais ativo no processo de redução de custos nas empresas.

1- Negociar com fornecedores

As empresas estão constantemente comprando produtos e contratando serviços para que possam manter suas rotinas. Geralmente, cada área da organização faz seus orçamentos com fornecedores e decidem o vencedor de acordo com critérios próprios, mas é o departamento financeiro o responsável pelo fechamento do contrato e pagamento dos boletos. É nesse momento que o departamento financeiro se torna estratégico.

Em empresas com foco de crescimento em todas as áreas, o departamento financeiro tem metas e objetivos claros para conseguir o melhor preço possível com os fornecedores. Geralmente há uma pessoa especialista nessa área, geralmente uma área de compras, cujo foco é negociar descontos ou formas de pagamentos mais atraentes.

Em casos em que não é possível reduzir o custo da contratação de um serviço ou compra de um produto, o departamento pode ainda conseguir melhores condições contratuais, como exclusão de cláusula de fidelidade ou suporte personalizado, o que vai ajudar a área usuária a ser mais eficiente no uso do produto ou serviço.

2- Controlar despesas

Quando um serviço é contratado, além da negociação inicial, o departamento financeiro deve ficar atento para as oportunidades de redução que podem surgir ao longo da prestação de um serviço. Um exemplo é fatura de energia elétrica.

Um departamento financeiro focado na redução de custos não recebe e paga a fatura de energia elétrica simplesmente, ele analisa cada item da conta e seu histórico de cobrança para perceber como é possível economizar.

Nas faturas de energia elétrica, principalmente nas empresas que operam em alta tensão, é comum que as empresas paguem multas por excedente de reativo ou mesmo sejam cobrada por uma energia que já foi paga anteriormente, o que facilmente poderia ser evitado caso alguém ou alguma ferramenta fizesse essa análise constantemente.

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3- Otimizar processos

Às vezes estamos há tanto tempo realizando os mesmo processos que nem nos damos conta que provavelmente já existam formas ainda mais eficientes de realizá-los. Seja contratando novas ferramentas ou mudando hábitos, otimizar processos, principalmente os de rotina, é uma excelente maneira de evitar o desperdício de tempo e, por consequência, de dinheiro na organização.

Além disso, com processos mais eficientes, o departamento conseguirá fazer ainda mais para reduzir custos ou mesmo aumentar receitas, sem que seja necessário aumentar o time. Portanto, fique sempre por dentro das novidades da área e faça benchmark com profissionais que são referência no seu setor para reproduzir as boas práticas na sua empresa.

Um processo que pode ser otimizado é o da análise das oportunidades de redução de custos com energia elétrica. Em algumas empresas já existe a preocupação com a redução desse custo, no entanto o trabalho manual realizado para passar os dados para planilhas do Excel e depois analisá-los acaba não compensando no final das contas.

Uma maneira de evitar esse trabalho e ainda conseguir economizar na fatura de energia no fim do mês é contratando uma ferramenta que faça a gestão de faturas e das oportunidades de redução, como a ferramenta da Beenergy.

4- Capacitar o time de vendas

Outra forma que o departamento financeiro pode atuar para impactar positivamente nos resultados da empresa é capacitando o time de vendas para que eles aprendam a lidar com os departamentos financeiros das empresas para quais eles vendem.

Em empresas em que o financeiro será o usuário da ferramenta, é importante que o time de vendas entenda o comportamento do profissional dessa área para que ele possa superar todas as barreiras de negociação e fechamento de uma venda.

Em outros casos, o financeiro pode ser o último a “bater o martelo” na negociação de um serviço ou produto, e caso o vendedor não saiba lidar com essa situação, a venda pode ir por água abaixo. Nesses casos, é importante que o vendedor seja capacitado no sentido de aprender a negociar e consiga fazer uma venda que valha a pena para ele e para o cliente.

Conclusão

O departamento financeiro das empresas há muito tempo deixou de ser apenas um executor de rotinas administrativas e financeiras. Agora ele é visto como uma área estratégica, que deve atuar de forma direta no bom desempenho financeiro das organizações.

Um profissional dessa área que deseja se destacar, precisa, portanto, ser proativa e estar constantemente atuando para ajudar sua empresa a reduzir custos ou mesmo para aumentar receitas. Se você é esse profissional e está procurando novas oportunidades de redução de custo para a sua empresa, fale com a gente.

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